Não tem como gerenciar projetos sem dominar o Excel e o Google Sheets . Porque é com as planilhas do Excel ou com planilhas Google que você consegue planificar orçamentos e analisar dados. Além de serem as melhores ferramentas para fazer um controle de hábitos, planejar tarefas domésticas, construir apresentações de negócios ou escolares e muito mais.
Para ajudar você a tirar o máximo dessas ferramentas na hora de organizar sua vida financeira, profissional ou pessoal, aqui estão seis dicas detalhadas para criar planilhas de alta qualidade.
1. Organize seus dados em ordem alfabética ou numérica
Manter seus dados organizados é fundamental para criar planilhas eficientes. No Excel e no Google Sheets, é possível organizar seus dados em ordem alfabética, numérica ou até mesmo em ordem inversa.
Para fazer isso, basta selecionar a coluna que deseja ordenar e escolher a opção de ordenação no menu suspenso (A-Z, Z-A, menor para maior ou maior para menor).
2. Adicione caixas de seleção para acompanhar tarefas e hábitos
As caixas de seleção podem ser úteis para criar listas de tarefas e acompanhar o progresso de hábitos.
No Google Sheets:
Você pode adicionar caixas de seleção destacando a célula desejada, clicando em “Inserir” na barra de ferramentas e escolhendo “Caixa de seleção”.
No Excel:
Vá até a guia “Inserir”, selecione a opção de caixa de seleção em “Controles de Formulário” e clique na célula onde deseja inseri-la.
3. Crie menus suspensos para uma aparência profissional
Adicionar menus suspensos às suas planilhas pode dar um toque extra de profissionalismo e facilitar a entrada de dados.
No Google Sheets:
Selecione a célula onde deseja inserir o menu suspenso, clique em “Inserir” e escolha “Menu suspenso”.
No Excel:
Selecione as células, vá até a guia “Dados”, clique em “Validação de dados” e configure o menu suspenso com as opções desejadas.
4. Some uma coluna de dados com facilidade
Somar uma coluna de dados é uma tarefa comum ao trabalhar com planilhas.
Felizmente, tanto o Google Sheets quanto o Excel facilitam esse processo.
No Google Sheets:
Digite “=SOMA(” na célula vazia desejada, insira o intervalo de dados a ser somado e feche o parêntese.
No Excel:
Selecione o intervalo de dados e verifique a soma no status bar na parte inferior da tela.
5. Insira gráficos para visualizar melhor seus dados
A inclusão de gráficos pode ajudar a visualizar dados e melhorar a aparência de suas planilhas.
No Google Sheets:
Destaque as colunas com os dados, clique em “Inserir” e escolha “Gráfico”.
No Excel:
Selecione os dados, clique em “Inserir” e escolha “Gráficos recomendados”.
Ambos os programas oferecem opções de personalização para adaptar os gráficos às suas necessidades específicas.
6. Congele colunas ou linhas para facilitar a navegação
Trabalhar com grandes conjuntos de dados pode ser desafiador, mas congelar colunas e linhas facilita a visualização e a navegação.
No Google Sheets:
Clique na coluna ou linha que deseja congelar, clique na seta para baixo ou clique com o botão direito e escolha “Visualizar mais ações de coluna/linha”. Em seguida, selecione “Congelar até a coluna/linha [letra]”.
No Excel:
Escolha a linha e coluna que deseja congelar, vá até a guia “Exibir” e clique em “Painéis de congelamento”. Esse recurso manterá as linhas e colunas selecionadas visíveis enquanto você navega pela planilha, facilitando a visualização dos títulos de eixos X e Y.
7. Utilize a formatação condicional
A formatação condicional permite que você aplique estilos específicos a células com base em critérios pré-definidos. Isso ajuda a destacar informações importantes e facilita a análise de seus dados.
No Excel e Google Sheets:
Selecione o intervalo de células que você deseja aplicar a formatação condicional. Clique em “Formatação” na barra de menu e escolha “Formatação condicional”. Selecione uma regra predefinida ou crie sua própria regra personalizada.
Escolha o estilo que deseja aplicar às células que atendem aos critérios e clique em “OK”.
8. Use a função PROCV
A função PROCV (Pesquisa Vertical) é uma ferramenta poderosa que permite procurar informações específicas em uma coluna e retornar dados correspondentes em outra coluna.
No Excel e Google Sheets:
Clique na célula onde deseja exibir o resultado da pesquisa. Digite a fórmula “=PROCV(Valor_procurado; Matriz_tabela; Núm_índice_coluna; [Intervalo])”. Insira os argumentos apropriados e pressione “Enter”.
9. Agrupar dados
Agrupar dados permite que você organize informações em categorias, tornando mais fácil analisar e resumir informações.
No Excel:
Selecione o intervalo de células que deseja agrupar. Clique na guia “Dados” na barra de menu e escolha “Agrupar”.
No Google Sheets:
Selecione o intervalo de células que deseja agrupar. Clique com o botão direito e escolha “Agrupar linhas” ou “Agrupar colunas”.
10. Utilize atalhos de teclado
Atalhos de teclado podem ajudar você a trabalhar mais rápido e de forma mais eficiente no Excel e Google Sheets. Aqui estão alguns atalhos úteis:
- CTRL + C: Copiar
- CTRL + V: Colar
- CTRL + X: Recortar
- CTRL + Z: Desfazer
- CTRL + Y: Refazer
- CTRL + F: Localizar
- CTRL + H: Substituir
- CTRL + seta para cima/baixo/esquerda/direita: mover para a borda da região de dados
Essas dicas para dominar o Excel e Google Sheets otimizam o seu trabalho, organizam seu dinheiro e suas apresentações ganham uma aparência mais profissional. Boa sorte e divirta-se explorando o poder das planilhas.
